Goesamn Overblik, opgaver, medarbejdere og kunder

Ét samlet overblik over opgaver, medarbejdere og kunder

Bruger du tid på at samle oplysninger fra mails, kalendere, noter og forskellige dokumenter?

Goesamn Overblik i hverdagen samler virksomhedens opgaver, medarbejdere, kunder, arbejdssteder og dokumentation i én enkel løsning.

Du får et praktisk arbejdsredskab, der tilpasses jeres hverdag og opsættes i virksomhedens egen Google-konto. Det giver jer ejerskab over løsningen og et samlet sted at planlægge, registrere og følge op på den daglige drift.

Løsningen kan bruges af både lokale virksomheder, virksomheder med flere afdelinger og virksomheder med medarbejdere på forskellige arbejdssteder.

Hvad er Goesamn Overblik i hverdagen?

Goesamn Overblik er en løsning, der skaber sammenhæng mellem:

• kunder
• arbejdssteder og lokationer
• medarbejdere
• opgaver
• kalender og planlægning
• registrering og dokumentation

I stedet for at lede flere steder kan du få overblik over opgaver og medarbejdere i én samlet løsning.

Du kan blandt andet se, hvilke opgaver der er planlagt, hvem der er ansvarlig, hvor arbejdet skal udføres, og hvilke opgaver der kræver opfølgning.

Klare opgaver og bedre koordinering

Når opgaverne er tydeligt registreret og fordelt, bliver det lettere for medarbejderne at se:

• hvad de skal udføre
• hvor opgaven skal løses
• hvornår den skal udføres
• hvilke oplysninger der hører til opgaven
• hvad der skal registreres bagefter

Det kan reducere antallet af spørgsmål, misforståelser og beskeder frem og tilbage i løbet af arbejdsdagen.

Ledelsen får samtidig et bedre grundlag for at følge med i planlægningen og opdage opgaver, der mangler en ansvarlig eller kræver opfølgning.

Saml kunder og arbejdssteder

Kundeoplysninger og arbejdssteder samles, så relevante oplysninger kan knyttes til den rigtige kunde og lokation.

Det kan eksempelvis være:

• kontaktoplysninger
• adresse og arbejdssted
• faste opgaver
• ansvarlig medarbejder
• aftalte tidspunkter
• praktiske informationer
• dokumentation fra udført arbejde

Det gør det lettere at finde de oplysninger, der er brug for, uden at lede i gamle mails, beskeder eller forskellige dokumenter.

Mindre manuel administration

Når planlægning, opgaver og dokumentation hænger sammen, kan behovet for manuel koordinering og gentagen indtastning blive mindre.

Den frigjorte tid kan i stedet bruges på:

• kunderne
• kvaliteten i arbejdet
• medarbejderne
• ledelse og opfølgning
• udvikling af virksomheden

Hvor meget tid løsningen kan spare, afhænger af virksomhedens nuværende arbejdsgange, antallet af medarbejdere og den måde, løsningen bruges på.

Bedre grundlag for opfølgning

Et samlet overblik gør det lettere at:

• se kommende og igangværende opgaver
• følge op på manglende registreringer
• opdage flaskehalse
• kontrollere opgavefordelingen
• dokumentere udført arbejde
• planlægge de næste opgaver

Målet er ikke flere registreringer. Målet er, at de nødvendige oplysninger bliver samlet og lettere at bruge.

Tilpasset jeres arbejdsgange

Goesamn Overblik er ikke et færdigt standardsystem, som jeres virksomhed skal presses ind i.

Før opsætningen gennemgår vi blandt andet:

• hvordan I planlægger opgaver i dag
• hvem der skal bruge løsningen
• hvilke oplysninger medarbejderne har brug for
• hvad der skal registreres
• hvad ledelsen skal kunne følge
• hvor der i dag bruges unødvendig tid

På den baggrund opbygges en løsning, der tager udgangspunkt i jeres eksisterende arbejdsgange og de områder, hvor I har brug for mere struktur.

Fungerer på tværs af arbejdssteder

Løsningen kan anvendes af virksomheder med:

• ét fast arbejdssted
• flere afdelinger eller lokationer
• medarbejdere på farten
• opgaver hos forskellige kunder
• skiftende arbejdsplaner

Planlægningen kan samles centralt, mens medarbejderne får adgang til de oplysninger og funktioner, der er relevante for deres arbejde.

Sådan kommer I i gang

 

1. Vi gennemgår jeres behov

Vi begynder med en samtale om jeres nuværende arbejdsgange, opgaver og behov for overblik.

2. Løsningen opsættes i jeres Google-konto

Goesamn opbygger den aftalte struktur i virksomhedens eget Google-miljø. Virksomheden ejer kontoen og de oplysninger, der registreres i den.

3. Overblik og funktioner tilpasses

Der opsættes blandt andet de aftalte oversigter, formularer, kalenderfunktioner og sammenhænge mellem kunder, medarbejdere og opgaver.

4. Løsningen gennemgås

I får en introduktion til, hvordan løsningen bruges, og hvordan kunder, arbejdssteder, medarbejdere og opgaver oprettes.

5. Løsningen tages i brug

Efter den nødvendige godkendelse af de aftalte Google-funktioner er løsningen klar til brug i hverdagen.

Etablering: et engangsbeløb

Etableringsprisen dækker klargøring og grundlæggende opsætning af Goesamn Overblik i hverdagen.

Etableringen omfatter:

• opsætning i virksomhedens eget Google-miljø
• struktur for kunder og arbejdssteder
• struktur for medarbejdere og opgaver
• kalender og planlægning
• aftalte formularer
• medarbejderoverblik eller webapp
• grundlæggende tilpasning til arbejdsgangene
• test af den aftalte løsning
• gennemgang og introduktion

Større ændringer, nye funktioner, løbende vedligeholdelse og særskilte tilpasninger er ikke inkluderet i etableringsprisen, medmindre det fremgår af aftalen.

Hvad får I ud af løsningen?

Med Goesamn Overblik i hverdagen får I mulighed for:

• bedre overblik over opgaver og medarbejdere
• tydeligere opgavefordeling
• lettere koordinering
• færre afbrydelser
• samlet kunde- og lokationsinformation
• bedre dokumentation
• mindre manuel administration
• mere ro i den daglige drift

Skal vi se på jeres hverdag?

Send en kort beskrivelse af, hvordan I planlægger opgaver i dag, og hvor I mangler overblik.

Så tager vi en uforpligtende samtale om, hvorvidt Goesamn Overblik passer til jeres virksomhed, og hvilke funktioner der vil give mening.