Få værdien af den nye medarbejders friske øjne

 

 

uden at forstyrre hverdagen

 

Når en ny medarbejder starter, kommer vedkommende som regel med god energi, nysgerrighed og et oprigtigt ønske om at blive en del af holdet.

Samtidig ser den nye medarbejder jeres rutiner og arbejdsgange med friske øjne. Ikke fordi noget nødvendigvis er forkert, men fordi vedkommende endnu ikke har vænnet sig til:

“Sådan plejer vi at gøre.”

Her kan der gemme sig værdifulde observationer om arbejdsgange, kommunikation, oplæring og små udfordringer i hverdagen.

Alligevel går mange af observationerne tabt. Den nye medarbejder vil ikke virke kritisk, kollegaerne har travlt, og forbedringsforslag kan hurtigt føles som endnu en opgave.

Friske Øjne hjælper jer med at samle den viden op, før den bliver en usynlig del af hverdagen.

Hvad er Friske Øjne?

Friske Øjne er et enkelt og struktureret forløb, hvor nye og erfarne medarbejdere kan dele deres observationer om virksomhedens arbejdsgange.

Det kan for eksempel handle om:

• arbejdsgange, der virker unødigt besværlige
• information, som er svær at finde
• opgaver, der bliver udført flere gange
• uklare ansvarsområder
• små stop eller irritationer i hverdagen
• idéer, der kan gøre oplæringen lettere
• muligheder for bedre samarbejde eller struktur

Medarbejderne skal ikke selv udvikle løsninger eller drive forandringerne. De skal blot have et trygt sted at dele det, de lægger mærke til.

Goesamn modtager inputtene, finder mønstre og samler observationerne i et overskueligt materiale til ledelsen.

Kort sagt:

Medarbejderne deler observationerne. Goesamn skaber overblikket. Ledelsen vælger, hvad der skal ske.

Hvad får virksomheden ud af forløbet?

Friske Øjne giver jer:

• værdifuld viden fra den nye medarbejders første tid
• input fra kollegaer, der kender hverdagen
• overblik over gentagne udfordringer og muligheder
• 3–5 tydelige fokusområder
• forslag til små og realistiske næste skridt
• mulighed for at prioritere, teste eller parkere forslagene

Målet er ikke at finde fejl eller lave hele virksomheden om.

Målet er at opdage det, der kan skabe mere flow, tydelighed og overskud i hverdagen.

Sådan foregår Friske Øjne forløbet

1. Den nye medarbejder observerer, uden at få ansvaret

Den nye medarbejder får adgang til en enkel digital formular og besked om:

Du må gerne undre dig.

Observationerne kan indsendes løbende, når der er tid. Der er ingen forventning om, at medarbejderen også skal finde løsningen eller tage ansvar for en forandring.

Det giver mulighed for at bidrage uden at føle sig kritisk eller besværlig.

2. Kollegaerne kan også bidrage

Erfarne kollegaer kan frivilligt dele deres observationer.

Det kan for eksempel være:

• noget, de er blevet opmærksomme på under oplæringen
• en arbejdsgang, der kan gøres lettere
• noget, teamet længe har talt om
• små udfordringer, der gentager sig
• idéer, der kan forbedre den nye medarbejders start

De skal ikke deltage i lange møder eller forsvare de nuværende arbejdsgange. De skal blot dele deres input.

3. Goesamn samler og analyserer inputtene

Goesamn fungerer som neutral samarbejdspartner og:

• modtager medarbejdernes observationer
• sorterer og anonymiserer inputtene i opsamlingen
• identificerer mønstre og gentagelser
• samler observationerne i temaer
• foreslår realistiske næste skridt

Goesamn kan se, om et input kommer fra den nye medarbejder eller en kollega. Dette oplyses ikke i materialet til ledelsen, medmindre andet er aftalt.

4. Ledelsen får et samlet overblik

Efter den aftalte opsamlingsperiode modtager ledelsen en skriftlig opsamling med:

• 3–5 gennemgående temaer
• områder, hvor medarbejderne ser muligheder
• observationer samlet uden medarbejdernes navne
• forslag til mulige næste skridt

Herefter beslutter ledelsen:

• hvad der skal handles på
• hvad der skal undersøges eller testes
• hvad der skal gemmes til senere

Et forløb, der ikke fylder unødigt

Friske Øjne er udviklet til at kunne fungere sammen med den almindelige arbejdsdag.

Det forventede tidsforbrug er:

• Ny medarbejder: Cirka 5–10 minutter pr. indsendelse
• Kollegaer: Cirka 5–10 minutter, når de ønsker at dele noget
• Ledelse: Cirka 30–60 minutter til gennemgang af opsamlingen

Der er ingen faste møder for medarbejderne som en del af grundpakken.

Dette er inkluderet

I får:

• én digital formular til den nye medarbejder og kollegaerne
• kort introduktion, der kan sendes til medarbejderne
• mulighed for at indsende observationer gennem hele perioden
• fortrolig behandling af de enkelte input
• sortering, analyse og tematisering
• anonymiseret skriftlig opsamling til ledelsen
• 3–5 tydelige fokusområder
• forslag til realistiske næste skridt

Mulige tilkøb

Efter behov kan I tilkøbe:

• individuelle samtaler med medarbejdere
• møde med ledelsen om opsamlingen
• nærmere behandling af enkelte forslag
• hjælp til at gennemføre de valgte forbedringer

Opstart

Inden for 1–2 uger efter købet modtager I:

• link til den digitale formular
• en kort introduktion til medarbejderne
• aftale om startdato og opsamlingsperiode

Herefter kan medarbejderne begynde at dele deres observationer.

Friske øjne er ikke kritik

De bedste forbedringer opstår ikke nødvendigvis, fordi nogen vil lave alting om. De opstår, når nysgerrighed bliver taget alvorligt, og observationer får lov til at blive hørt i de rigtige rammer.

Den nye medarbejder får ro til at falde på plads. Kollegaerne får mulighed for at blive hørt. Ledelsen får et overblik, der kan bruges.

Friske øjne er ikke en belastning. De er en mulighed, hvis man giver dem et sted at lande.

Har I spørgsmål til forløbet, eller vil I høre, om det passer til jeres virksomhed, er I meget velkomne til at sende en forespørgsel.