Du har svaret på en kundehenvendelse, sendt et tilbud og udført en opgave. Men hvem var det nu, du skulle følge op hos? Og fik du egentlig sendt fakturaen?
Når du er ny selvstændig, er du ofte både fagperson, kundeservice og hele kontoret. Det er let at få de praktiske opgaver spredt mellem mails, beskeder, kalenderen og en seddel, der lå her lige før.
Vil du have mere overblik i din virksomhed, så begynd med tre ting: Saml dine kundeoplysninger ét sted, giv hver opgave et næste skridt, og sæt tid af til at følge op.
Her får du en enkel måde at komme i gang på.
1. Lav ét samlet overblik over dine kunder
Din indbakke kan fortælle dig, hvad nogen har skrevet. Den giver ikke nødvendigvis overblik over, hvad du mangler at gøre.
Start med en kundeliste i et regneark eller et system, du allerede bruger. Skriv:
- Kundens navn og kontaktoplysninger.
- Hvad kunden har spurgt om eller bestilt.
- Hvor langt I er: henvendelse, tilbud, aftalt eller afsluttet.
- Hvad du skal gøre næste gang.
- Datoen for næste handling.
Det vigtigste felt er ofte: næste handling.
“Tilbud sendt” fortæller, hvad der er sket. “Følg op på tilbud torsdag” fortæller, hvad du skal gøre.
Du behøver ikke begynde med et stort kundesystem. Begynd med et overblik, du faktisk får åbnet.
2. Giv opfølgningen en dato
Det skal jeg lige huske, er en lidt risikabel medarbejder at have ansat.
Når du sender et tilbud, så beslut samtidig, hvornår du vil følge op. Læg datoen i kalenderen eller din opgaveliste med en henvisning til kunden.
En opfølgning kan være helt enkel:
Hej Anne. Jeg følger lige op på tilbuddet. Er der noget, du mangler at få afklaret, før du kan tage stilling?
Hvis kunden har sagt, at beslutningen først bliver taget næste måned, så følg den tidsplan. Målet er at gøre det nemt at komme videre og få afklaret, hvor sagen står.
3. Gør fakturering til en del af opgaven
En opgave kan føles færdig, når kunden er glad. Men der kan stadig mangle en faktura.
Lav en fast rutine, der passer til jeres betalingsaftale. Eksempelvis:
Opgave afsluttet → faktura sendt → betaling kontrolleret.
Brug dit fakturerings- eller regnskabsprogram som det centrale sted for fakturaer og betalingsstatus. Kundelisten kan have en henvisning til fakturaen, så du kan finde den uden at vedligeholde de samme oplysninger flere steder.
Sæt også tid af til at kontrollere forfaldne fakturaer. Så får du fulgt op, mens du stadig har overblik over sagen. HUSK: sæt det i kalenderen, så er det ude af dit hoved og planlagt.
4. Aftal med dig selv, hvor tingene bor
Et tilbud i mailen. En aftale på Messenger. En deadline på en gul seddel.
Hver ting kan være nem at finde, lige indtil du skal finde dem alle sammen.
Vælg en fast plads til:
- Kundeoplysninger: kundeliste eller kundesystem.
- Opgaver: én samlet opgaveliste.
- Aftaler og frister: kalenderen.
- Bilag og fakturaer: regnskabsprogrammet.
- Kundens dokumenter: en mappe med et tydeligt navn.
Får du en aftale i en besked, så flyt den nødvendige information ind i dit overblik. Ellers skal du senere huske både aftalen og stedet, hvor den blev lavet.
5. Hold et lille kontormøde med dig selv
Afsæt eksempelvis 20 minutter hver fredag. Tilpas tiden til, hvor mange kunder og opgaver du har.
Gennemgå fem spørgsmål:
- Hvem mangler svar fra mig?
- Hvilke tilbud skal jeg følge op på?
- Hvilke opgaver mangler at blive faktureret?
- Hvilke betalinger skal jeg kontrollere?
- Hvad skal være klar til næste uge?
Det er lettere at begynde mandagen, når du allerede ved, hvad der venter.
Prøv det med tre kunder i dag
Du behøver ikke rydde op i hele virksomheden på én gang.
Vælg tre aktuelle kunder. Skriv ud for hver:
Hvor står sagen? Hvad er næste skridt? Hvornår gør jeg det?
Det kan se sådan ud:
| Kunde | Hvor står sagen? | Næste skridt | Dato |
|---|---|---|---|
| Anne | Tilbud sendt | Følg op på tilbud | Torsdag kl. 13:00 |
| Peter | Opgave afsluttet | Send faktura | I dag kl. 11:00 |
| Mette | Ny henvendelse | Afklar opgavens omfang | Tirsdag kl. 8:30 |
Når det fungerer for tre kunder, kan du bygge videre.
Skal du vælge et regneark eller et kundesystem?
Et regneark kan være en super begyndelse, hvor du får overblik over kunder og overskuelige forløb.
Begynd med at beskrive, hvad du har brug for at holde styr på dine opgaver. Så bliver det lettere at vælge et værktøj, der passer til din hverdag.
Vil du have hjælp til at få overblikket på plads?
Du kan godt være dygtig til dit fag og samtidig have brug for en hånd med kontoret.
Jeg hedder Britt C. Hansen og står bag Goesamn. Jeg hjælper med praktiske kontoropgaver som kundemails, opfølgning, fakturering og struktur i hverdagen.
Send en hilsen, hvis der dukkede spørgsmål op eller du har brug for hjælp til at komme videre.