15 spørgsmål om opgaver, pris og samarbejde
Er min virksomhed for lille til at få hjælp?
Det burde jeg da kunne klare selv.
Den tanke kan godt dukke op, når du overvejer at betale nogen for at besvare mails, sende fakturaer eller holde styr på aftaler.
For du har jo ikke en stor virksomhed. Måske er du lige begyndt. Måske er der kun dig.
Men hvor lille skal en virksomhed være, før ejeren skal klare det hele selv?
Du behøver ikke have opgaver nok til en ansat for at få hjælp. Du kan begynde med én opgave, der bliver udskudt, tager for lang tid eller kræver noget, du ikke selv er fortrolig med.
Det næste spørgsmål er så: Hvad kan jeg overlade til en anden? Hvad koster det? Og bliver det mere besværligt at forklare opgaven end bare at gøre den selv?
Her får du svar på 12 spørgsmål om administrativ hjælp til selvstændige og nye iværksættere ,fra kundemails og fakturering til online samarbejde og valg af værktøjer.
Her deler jeg mine råd til at finde ud af, hvad du selv kan gøre lettere, og hvor en ekstra hånd kan give mening.
1. Hvilke administrative opgaver skal jeg have styr på som ny selvstændig?
Begynd med kundehenvendelser, aftaler, fakturering, betalinger og virksomhedens dokumenter. Du skal kunne se, hvad du har lovet, hvem der venter på dig, og hvad næste skridt er.
Lav en enkel oversigt:
- Kunder: Hvem har kontaktet dig, og hvad har I aftalt?
- Opgaver: Hvad skal gøres, og hvornår?
- Fakturaer: Hvad skal faktureres, og hvilke betalinger mangler?
- Dokumenter: Hvor ligger tilbud, aftaler og bilag?
- Hjemmeside: Er kontaktoplysninger og oplysninger om dine ydelser aktuelle?
Giv hver type information en fast plads. Det sparer dig for at lede efter den samme aftale i både mail, Messenger og bunken på bordet.
Læs også min guide til overblik over kunder, opfølgning og betalinger.
2. Hvordan bruger jeg mindre tid på administration?
Du kan mindske administrationen ved at samle opgaver, genbruge gode skabeloner og fjerne unødvendig dobbeltregistrering.
Start med én opgave, der gentager sig. Skriver du eksempelvis de samme oplysninger til nye kunder, kan du lave en grundtekst, som du tilpasser den enkelte.
Andre steder at begynde er:
- Faste tidspunkter til fakturering og opfølgning.
- En fælles plads til kundens oplysninger og aftaler.
- Skabeloner til tilbud, bekræftelser og almindelige kundespørgsmål.
- En kort tjekliste fra bestilling til afsluttet opgave.
Skriv gerne ned, hvor tiden forsvinder i en uge. Så kan du se, om problemet er selve opgaven, mange afbrydelser eller oplysninger, du skal lede efter.
3. Hvad kan en ekstern kontorassistent hjælpe med?
En ekstern kontorassistent kan løse aftalte kontoropgaver som kundemails, kalenderstyring, fakturering, opfølgning og dokumentarbejde.
Hvad kan andre, blandt andet hjælpe med:
- Besvarelse og opfølgning på mails.
- Kundeservice og praktisk kundekontakt.
- Fakturering og opfølgning på betalinger.
- Kalenderstyring og koordinering.
- Oprettelse og opdatering af dokumenter.
- Struktur i opgaver og arbejdsgange.
- Mindre hjemmesideopdateringer og webtekster.
- Webhjælp: Opdatering af WordPress og WooCommerce, tekster til sider og produkter, billeder, kontaktformularer og hjælp til SEO. Hjælp med at gøre siden lettere at forstå og finde rundt på.
- Friske øjne på din virksomhed: En gennemgang af udvalgte arbejdsgange, kundekontakt eller hjemmeside med konkrete forslag til, hvad der kan gøres enklere, tydeligere eller mere effektivt.
Du aftaler, hvad andre håndterer, og hvad der kræver din godkendelse eller faglige vurdering. Du beholder overblikket over din virksomhed.
4. Kan jeg få hjælp uden at ansætte eller købe et fast abonnement?
Ja. Du kan købe ekstern hjælp til en enkelt opgave, en travl periode eller løbende arbejde efter aftale.
Det kan eksempelvis være en indbakke, der er kommet bagud, fakturaer, der mangler at blive sendt, eller en hjemmeside, der trænger til opdatering.
Hos Goesamn kan du også vælge et klippekort. Timerne kan fordeles på forskellige administrative opgaver efter aftale.
Du behøver derfor ikke kende hele dit fremtidige behov for at begynde med noget konkret.
5. Hvad koster administrativ hjælp til en lille virksomhed?
Prisen afhænger af opgaven, omfanget og den aftale, du vælger. Afklar både prisen og det forventede tidsforbrug, før arbejdet begynder.
Som et konkret eksempel kan du se hvad det koster hos Goesamns 10-timers klippekort til administrativ hjælp Timerne kan blandt andet bruges til mails, kundeservice, fakturering, kalenderstyring og mindre hjemmesideopdateringer.
Når du sammenligner tilbud, så spørg:
- Hvilke opgaver er med i prisen?
- Hvordan registreres tidsforbruget?
- Er der minimumskøb eller binding?
- Hvordan aftales ekstra arbejde?
Den billigste timepris fortæller ikke alene, hvilken hjælp der passer bedst til din opgave.
6. Hvornår giver det mening at få hjælp til administrationen?
Det giver mening at undersøge hjælp, når kontoropgaver gentagne gange forsinker kundesvar, fakturering eller det arbejde, din virksomhed lever af.
Tegnene kan være, at du:
- Bruger aftener på at indhente kontorarbejdet.
- Glemmer at følge op på tilbud.
- Udskyder fakturering.
- Bliver afbrudt af beskeder gennem hele dagen.
- Har en vigtig opgave, der bliver ved med at ligge.
Begynd med at se på konsekvensen. Hvad sker der, hvis opgaven fortsat bliver udskudt? Og hvad vil det give dig at få den løst?
Hjælp behøver ikke begynde med en stor aftale. En enkelt afgrænset opgave kan vise, om samarbejdet fungerer.
7. Skal jeg vælge en kontorassistent, bogholder eller revisor?
Vælg efter den opgave, du har brug for at få løst.
Der kan være overlap, så spørg altid til den konkrete ydelse og erfaring.
Hos Goesamn er mit fokus praktiske kontoropgaver, kundeservice, fakturering, struktur og webhjælp. Har du brug for rådgivning om skat, moms eller årsregnskab, skal den opgave afklares med en relevant fagperson.
Det kan fungere fint at have flere hjælpere med hver deres ansvar.
8. Har jeg brug for et kundesystem, eller kan jeg begynde med et regneark?
Et regneark kan være en enkel begyndelse til kundeoverblik. Et kundesystem, kan også samles via regneark og blive relevant, når du har brug for mere samlet historik, flere brugere eller hjælp til at styre mange opfølgninger.
Beskriv først, hvad systemet skal hjælpe dig med:
- Finde kundens oplysninger.
- Se, hvad I har aftalt.
- Holde styr på åbne tilbud.
- Planlægge næste kontakt.
- Dele oplysninger med en anden.
Prøv derefter, om løsningen gør de opgaver lettere.
Et regneark til kundeoverblik har et andet formål end dit fakturerings- og bogføringssystem. Hold fakturaer, bilag og økonomiske registreringer i den løsning, du bruger til det.
9. Hvordan undgår jeg at glemme fakturaer og betalinger?
Gør fakturering og betalingsopfølgning til faste trin i dit arbejde. En leveret opgave skal også have en tydelig status for faktura og betaling.
Aftal med dig selv, hvornår du fakturerer, og afsæt tid til at gennemgå forfaldne fakturaer. Brug faktureringssystemets oversigt frem for at forsøge at huske betalingerne.
Ved en manglende betaling skal du først kontrollere, at fakturaen er forfalden, og at betalingen ikke allerede er modtaget.
Virksomhedsguiden har en vejledning om at lave en faktura, hvis du har brug for at undersøge fakturaens oplysninger nærmere.
10. Kan en anden besvare mine kundemails og stadig lyde som min virksomhed?
Ja, hvis I aftaler tonen, svarene og grænserne for, hvad hjælperen må beslutte.
Begynd med eksempler på dine egne svar. Gennemgå derefter de spørgsmål, du oftest får:
- Hvilke oplysninger må gives?
- Hvad kan besvares med det samme?
- Hvilke sager skal sendes videre til dig?
- Hvornår skal kunden forvente svar?
Du kan begynde med, at hjælperen skriver udkast, som du godkender. Derefter kan I aftale, hvilke henvendelser der kan håndteres selvstændigt.
Læs mere om Goesamns hjælp til kundeservice.
11. Kan jeg få administrativ hjælp online?
Ja. Mange kontoropgaver kan løses online, når der er aftalt adgang til de nødvendige oplysninger og systemer.
Det gælder eksempelvis mails, dokumenter, kalenderstyring, fakturering og hjemmesideopdateringer.
12. Kan AI hjælpe mig med administrationen?
Ja. AI kan hjælpe med udkast til kundemails, tjeklister, mødeopsummeringer og struktur i dine noter. Du skal stadig kontrollere, at indholdet er korrekt og passer til situationen.
Et enkelt sted at begynde er en mail, du har svært ved at formulere. Beskriv formålet, modtageren og den ønskede tone, og bed om et udkast. Brug et anonymiseret eksempel uden kundens personlige oplysninger.
AI kan også hjælpe dig med at beskrive en arbejdsgang, så du lettere kan gentage eller overdrage den.
Du kan læse mine praktiske eksempler i indlægget “AI til små virksomheder: Hvad kan du bruge det til i hverdagen?”, som du finder under Inspiration.
13. Kan jeg få hjælp til opslag, Canva og video til min virksomhed?
Ja. mange steder tilbyder dig denne hjælp og du kan ogs få den her hos Goesamn:få hjælp til opslag på sociale medier, materiale i Canva og enkle videoer til din hjemmeside eller sociale kanaler.
Du behøver ikke komme med en færdig idé. Måske har du billeder fra en opgave, et produkt, du gerne vil vise, eller en nyhed, som kunderne skal kende.
Få hjælp til at finde vinklen, skrive teksten og samle indholdet i et format, der passer til formålet. Det kan eksempelvis være:
- Et Facebook- eller LinkedIn-opslag med tekst og billede.
- Grafik i Canva til Instagram.
- Et kort eller en brochure til dine kunder.
- En kort video med produktbilleder, tekst og musik.
- Flere opslag med udgangspunkt i samme emne.
Har du allerede lavet noget, kan du også få hjælp med at arbejde videre på det. Der kan tages udgangspunkt i din virksomheds udtryk og det, du gerne vil fortælle.
14. Kan jeg få hjælp til min hjemmeside uden at få lavet en helt ny?
Få hjælp til at forbedre og opdatere din eksisterende WordPress-hjemmeside eller WooCommerce-webshop.
Måske skal dine ydelser beskrives tydeligere. Måske mangler et produkt billeder og tekst. Eller måske har kunderne svært ved at finde ud af, hvordan de kontakter dig.
Få blandt andet hjælp med:
- Tekster til forsiden, om-siden og dine ydelser.
- Produktbeskrivelser og oprettelse af produkter i WooCommerce.
- Opdatering af billeder, links og oplysninger.
- Kontaktformularer og praktiske funktioner.
- SEO-titler, metabeskrivelser og struktur i indholdet.
- Tydeligere navigation og kontaktmuligheder.
Vi begynder med det, du gerne vil have hjemmesiden til at gøre for din virksomhed. Derefter aftaler vi, hvilke ændringer der er relevante.
Du kan også få hjælp til at få hjemmesiden og dine opslag på sociale medier til at fortælle den samme historie.
15. Hvad kan jeg få ud af friske øjne på min virksomhed?
Friske øjne kan hjælpe dig med at opdage besværlige arbejdsgange, uklare budskaber eller små forhindringer i kundens vej fra interesse til køb.
Når du arbejder i virksomheden hver dag, bliver du fortrolig med, hvordan tingene fungerer. Du ved, hvor oplysningerne ligger, hvad dine ydelser betyder, og hvad kunden skal gøre. Det ved en ny kunde ikke nødvendigvis.
Goesamn kan eksempelvis undersøge:
- Kundens første møde: Er det tydeligt, hvad du tilbyder, og hvordan man kommer videre?
- Hjemmesiden: Kan kunden finde svar, priser og kontaktoplysninger?
- Kundehenvendelser: Hvor bliver spørgsmål og aftaler registreret, og hvem følger op?
- Arbejdsgangene: Skriver du de samme oplysninger flere steder eller gentager opgaver unødvendigt?
- Digitale muligheder: Kan en skabelon, en enklere rutine, automatisering eller AI lette en konkret opgave?
Et eksempel kan være, at kunderne ofte spørger om noget, du allerede har skrevet på hjemmesiden. Her kan løsningen være at gøre svaret lettere at finde eller formulere det tydeligere.
Vi aftaler, hvilken del af virksomheden vi ser på. Du får konkrete forslag og hjælp til at prioritere, hvor det giver bedst mening at begynde.
Hvilken opgave ville du helst slippe for i morgen?
Du behøver ikke have ryddet op, før du beder om hjælp. Oprydningen kan godt være opgaven.
Vælg den ene ting, der fylder mest: indbakken, faktureringen, kundeopfølgningen eller hjemmesiden. Fortæl mig, hvad der ligger, og hvad du gerne vil have til at fungere.
Jeg hedder Britt C. Hansen. Hos Goesamn hjælper jeg selvstændige og små virksomheder med administration, kundeservice og webopgaver.
Kontakt mig her, eller skriv til kundeservice@goesamn.dk.